Hỏi bất kỳ nhà khoa học có nhiều công bố nào, họ đều có một thư mục đầy thư từ chối. Nhiều bài được trích dẫn nhiều về sau từng bị một hai tạp chí trả về. Điều phân biệt người công bố đều đặn với người bỏ cuộc không phải là tỷ lệ bị từ chối, mà là tốc độ và cách họ đứng dậy: đọc lý do, sửa đúng chỗ, và nộp tiếp trong vài tuần thay vì để bài nằm trong ngăn kéo nửa năm.
Sai lầm phổ biến nhất sau khi bị từ chối là nộp nguyên bài sang tạp chí tiếp theo. Trong một chuyên ngành hẹp, khả năng bài rơi vào tay đúng người phản biện cũ không hề nhỏ, và họ sẽ nhận ra ngay những điểm đã góp ý mà bạn bỏ qua.
Từ chối tại bàn và từ chối sau phản biện là hai chuyện khác nhau
Từ chối tại bàn (desk rejection) thường đến trong vài ngày tới vài tuần, kèm thư ngắn. Lý do hay gặp: không hợp phạm vi, đóng góp chưa đủ mới so với chuẩn của tạp chí, thiết kế có vấn đề rõ, hoặc tạp chí đã nhận quá nhiều bài cùng chủ đề. Tin tốt: bạn mất ít thời gian. Tin xấu: bạn thường không có nhận xét chi tiết.
Từ chối sau phản biện mất nhiều tháng hơn nhưng để lại tài sản quý: vài trang nhận xét của chuyên gia, miễn phí. Đây là nguyên liệu tốt nhất để bài lần sau mạnh hơn.
Tách lý do thật khỏi lời lẽ lịch sự
| Câu trong thư | Lý do thật thường gặp | Nước đi tiếp theo |
|---|---|---|
| “Không phù hợp với phạm vi của tạp chí” | Nhầm độc giả, hoặc tạp chí không muốn loại bài này | Nộp ngay tạp chí phù hợp hơn, gần như không cần sửa nội dung |
| “Đóng góp chưa đủ để xuất bản ở đây” | Điểm mới chưa rõ hoặc chưa đủ lớn so với tầng tạp chí | Viết lại phần giới thiệu cho đóng góp sắc hơn, cân nhắc tầng thấp hơn |
| “Có những lo ngại về phương pháp” | Thiết kế, mẫu hoặc phân tích có vấn đề thật | Sửa phân tích trước khi nộp lại, nếu không lỗi sẽ quay lại |
| “Phản biện chưa bị thuyết phục bởi kết luận” | Kết luận vượt quá dữ liệu | Hạ giọng kết luận, bổ sung hạn chế |
| “Chúng tôi nhận được rất nhiều bài…” | Thường là câu mở chuẩn, không mang thông tin | Đọc phần sau của thư |
Khi nào khiếu nại có cơ sở
Hầu hết tạp chí có quy trình khiếu nại (appeal), và tỷ lệ thành công nhìn chung thấp. Chỉ nên khiếu nại khi có một trong các căn cứ sau:
- Phản biện mắc lỗi thực tế rõ ràng và quyết định dựa chủ yếu vào lỗi đó, ví dụ cho rằng bạn thiếu nhóm đối chứng trong khi bảng 2 trình bày rõ nhóm đối chứng.
- Có dấu hiệu xung đột lợi ích hoặc thiên kiến của phản biện.
- Quy trình bị vi phạm, ví dụ quyết định dựa vào một báo cáo rõ ràng viết cho bài khác.
Không nên khiếu nại chỉ vì bạn thấy phản biện khắt khe hoặc bạn không đồng ý với đánh giá về mức độ mới. Thư khiếu nại cần ngắn, trung tính, chỉ ra đúng lỗi, kèm bằng chứng, và không kèm bản thảo sửa lại trừ khi được mời. Trong lúc khiếu nại, không được nộp bài ở nơi khác.
Chuyển bài trong cùng nhà xuất bản
Nhiều nhà xuất bản lớn có cơ chế chuyển bài (transfer): khi từ chối, biên tập viên gợi ý một tạp chí khác trong cùng hệ thống, đôi khi chuyển luôn các báo cáo phản biện. Ưu điểm: không phải nộp lại từ đầu, có thể rút ngắn thời gian vì phản biện đã có. Nhược điểm: tạp chí được gợi ý đôi khi là tạp chí truy cập mở có phí, hoặc phạm vi rộng hơn và ít được cộng đồng của bạn đọc. Hãy đánh giá tạp chí được gợi ý bằng đúng tiêu chí bạn dùng cho danh sách ngắn, đừng đồng ý chỉ vì tiện.
Quy trình nộp lại trong ba tuần
Tuần 1: rút kinh nghiệm
- Đọc thư, chờ 48 giờ, rồi phân loại nhận xét như với một thư major revision.
- Quyết định những điểm nào sẽ sửa trước khi nộp lại. Điểm về phương pháp và kết luận quá tay: luôn sửa. Điểm về sở thích cá nhân của phản biện: tuỳ.
- Rà lại danh sách ngắn: tạp chí tiếp theo còn phù hợp với lý do vừa bị từ chối không.
Tuần 2: sửa nội dung
- Thực hiện các phân tích hoặc chỉnh sửa đã quyết định.
- Viết lại phần giới thiệu và phần thảo luận cho độc giả của tạp chí mới: nhắc tới các bài họ đã đăng.
Tuần 3: định dạng lại
- Đổi kiểu trích dẫn bằng phần mềm quản lý tài liệu (Zotero, EndNote, Mendeley) thay vì sửa tay.
- Điều chỉnh độ dài, cấu trúc tóm tắt, số hình bảng theo hướng dẫn tác giả mới.
- Viết cover letter mới, kiểm tra không còn tên tạp chí cũ ở bất cứ đâu, kể cả trong tên tệp.
Những thứ không cần làm
- Không cần viết lại toàn bộ bài nếu lý do chỉ là phạm vi.
- Không cần làm theo mọi nhận xét của phản biện cũ; họ không phải phản biện của tạp chí mới.
- Không cần kể lại chuyện bị từ chối trong cover letter, trừ khi tạp chí hỏi hoặc bạn dùng cơ chế chuyển bài.
Giữ nhật ký nộp bài
Mỗi bài có một dòng trong bảng: tạp chí, ngày nộp, ngày quyết định, loại quyết định, lý do chính. Sau vài năm, nhật ký này cho bạn biết loại tạp chí nào hay từ chối tại bàn bài của bạn và vì sao, điều mà không ai khác nói cho bạn được. Ví dụ, một nhóm nghiên cứu nhận ra bốn trong năm lần bị từ chối tại bàn của họ đều ở các tạp chí đa ngành rộng, trong khi mọi bài được nhận đều ở tạp chí chuyên ngành hẹp. Từ đó họ bỏ hẳn tầng tạp chí đa ngành khỏi danh sách ngắn, và thời gian từ nộp đến nhận giảm rõ rệt.
Việc làm ngay sau thư từ chối tiếp theo: đặt lịch ba tuần trong lịch làm việc, ghi rõ việc của từng tuần, và gửi cho đồng tác giả kèm tên tạp chí kế tiếp. Có hạn cụ thể, bài sẽ không nằm im trong ngăn kéo.
Câu hỏi thường gặp
Bị từ chối tại bàn có nên nộp lại ngay không?
Nếu lý do là không hợp phạm vi, có thể nộp tạp chí phù hợp hơn gần như ngay. Nếu lý do là đóng góp chưa đủ hoặc phương pháp, nên sửa phần tương ứng trước khi nộp tiếp.
Khiếu nại quyết định từ chối có hiệu quả không?
Tỷ lệ thành công nhìn chung thấp. Chỉ nên khiếu nại khi phản biện mắc lỗi thực tế rõ ràng, có xung đột lợi ích hoặc quy trình bị vi phạm, và phải trình bày ngắn gọn, có bằng chứng.
Có phải sửa theo nhận xét của tạp chí đã từ chối không?
Không bắt buộc, nhưng nên sửa các điểm về phương pháp và kết luận. Trong chuyên ngành hẹp, bài có thể đến tay chính người phản biện cũ.
Transfer bài sang tạp chí khác cùng nhà xuất bản có nên đồng ý không?
Có thể tiết kiệm thời gian, nhưng hãy đánh giá tạp chí được gợi ý theo cùng tiêu chí phạm vi, chỉ mục, độc giả và phí như khi chọn danh sách ngắn.
Một bài bị từ chối bao nhiêu lần thì nên bỏ?
Không có con số cố định. Nếu nhiều tạp chí cùng chỉ ra một vấn đề, hãy sửa vấn đề đó hoặc cân nhắc lại cách đóng khung đóng góp trước khi nộp tiếp.
