Một nghiên cứu sinh đến buổi gặp hằng tuần, mở đầu bằng “Tuần này em đọc thêm mấy bài”, kể lại nội dung ba bài báo trong hai mươi phút, người hướng dẫn gật gù, gợi ý đọc thêm hai bài nữa, và buổi gặp kết thúc. Tuần sau lặp lại. Sau ba tháng, cả hai đều thấy không tiến triển, nhưng không ai nói ra. Buổi gặp không tệ vì người hướng dẫn thiếu quan tâm. Nó tệ vì không có câu hỏi nào cần quyết định.
Quan hệ với người hướng dẫn được xây từ hàng trăm tương tác nhỏ: buổi gặp, email, bản thảo gửi đi, nhận xét nhận về. Bạn không kiểm soát được tính cách của người hướng dẫn, nhưng kiểm soát được phần lớn cách những tương tác đó diễn ra.
Buổi gặp: bạn là người cầm chương trình
Người hướng dẫn thường có nhiều nghiên cứu sinh và nhiều việc khác. Buổi gặp hiệu quả nhất khi nghiên cứu sinh chuẩn bị chương trình. Gửi trước một ngày một email ngắn:
- Cập nhật: ba dòng về việc đã làm từ lần gặp trước, kèm sản phẩm nếu có.
- Cần quyết định: một hai câu hỏi cụ thể, kèm phương án bạn đề xuất. Ví dụ: “Em đề xuất loại hai trường có tỷ lệ phản hồi dưới mức đặt ra; thầy/cô có đồng ý không?”
- Cần góp ý: phần nào của bản thảo, câu hỏi cụ thể nào.
- Kế hoạch tới: việc sẽ làm trước lần gặp sau.
Câu hỏi có phương án đề xuất tốt hơn hẳn câu hỏi mở. Nó cho thấy bạn đã suy nghĩ, và người hướng dẫn chỉ cần đồng ý, sửa, hoặc giải thích vì sao không.
Sau buổi gặp, gửi lại trong ngày một email ba bốn dòng tóm tắt những gì đã thống nhất. Nó tránh hiểu lầm và trở thành hồ sơ các quyết định.
Gửi bản thảo sao cho được đọc
| Nên | Không nên |
|---|---|
| Gửi phần vừa đủ đọc trong một buổi, kèm câu hỏi cụ thể | Gửi cả chương 40 trang với lời nhắn “thầy/cô xem giúp em” |
| Nói rõ mức hoàn thiện: bản nháp ý tưởng hay bản gần cuối | Để người đọc tự đoán rồi sửa chính tả trên bản nháp thô |
| Hỏi trước người hướng dẫn cần bao lâu để đọc | Gửi tối thứ Sáu và mong nhận xét sáng thứ Hai |
| Gửi bản đánh dấu thay đổi khi là bản sửa | Gửi bản mới không nói đã sửa gì |
Nói rõ mức hoàn thiện đặc biệt quan trọng. Với bản nháp ý tưởng, bạn cần nhận xét về lập luận, không cần sửa câu chữ. Nói trước giúp người hướng dẫn đọc đúng tầng.
Email được trả lời
- Tiêu đề nói rõ việc: “Cần ý kiến trước thứ Năm: loại hai trường khỏi mẫu”.
- Câu hỏi ở đầu thư, bối cảnh ở sau.
- Một email một chủ đề. Ba câu hỏi khác nhau trong một email thường chỉ có câu đầu được trả lời.
- Nếu chưa có hồi âm sau khoảng một tuần, nhắc lại ngắn gọn, lịch sự. Người hướng dẫn bận thường cảm ơn lời nhắc.
Khi người hướng dẫn ở xa hoặc rất bận
Nhiều nghiên cứu sinh làm việc với người hướng dẫn qua màn hình, hoặc chỉ gặp được vài tuần một lần. Khi đó, hãy thống nhất một nhịp cố định (ví dụ gọi video hai tuần một lần vào cùng giờ), dùng một tệp chung ghi toàn bộ chương trình và quyết định qua các buổi, và chủ động tìm người hướng dẫn phụ hoặc nghiên cứu viên sau tiến sĩ trong nhóm cho những câu hỏi hằng ngày.
Khi bất đồng về hướng nghiên cứu
Bất đồng là bình thường, và đến năm ba năm bốn, bạn có thể hiểu phần hẹp của đề tài hơn cả người hướng dẫn. Cách xử lý:
- Hiểu lý do của người hướng dẫn trước: “Em muốn hiểu rõ hơn thầy/cô lo ngại điều gì ở hướng này?”
- Trình bày phương án của mình bằng bằng chứng, không bằng sở thích: tài liệu, dữ liệu thử, tính khả thi.
- Đề xuất cách kiểm tra: thử nhỏ trong hai tuần rồi quyết định.
- Nếu vẫn bất đồng ở vấn đề lớn, cân nhắc hỏi ý kiến thành viên khác của hội đồng hướng dẫn như một người thứ ba.
Nhớ rằng người hướng dẫn thường có kinh nghiệm về những điều không có trong tài liệu: hội đồng sẽ hỏi gì, tạp chí sẽ phản ứng ra sao, việc gì tốn thời gian hơn dự kiến.
Thứ tự tác giả và công bố
Đây là nguồn căng thẳng phổ biến nếu không được bàn sớm. Thông lệ khác nhau giữa các lĩnh vực: có ngành người hướng dẫn thường đứng cuối, có ngành xếp theo mức đóng góp, có ngành theo thứ tự chữ cái. Các hướng dẫn chuẩn mực về tư cách tác giả, như khuyến nghị của ICMJE trong y sinh, là điểm tham chiếu hữu ích. Hãy bàn thứ tự tác giả trước khi bắt đầu viết mỗi bài, không phải khi đã sắp nộp.
Khi quan hệ không ổn
Phần lớn khó khăn có thể cải thiện bằng một cuộc nói chuyện thẳng thắn về kỳ vọng: tần suất gặp, thời gian nhận xét, mức độ tự chủ. Chuẩn bị cho cuộc nói chuyện đó bằng những ví dụ cụ thể và đề xuất cụ thể, không bằng lời trách chung chung.
Nếu vấn đề nghiêm trọng hơn, như không nhận được hướng dẫn trong thời gian dài, bị đối xử thiếu tôn trọng, hoặc bị yêu cầu làm những việc không phù hợp, hãy biết các kênh hỗ trợ: thành viên khác của hội đồng hướng dẫn, người phụ trách chương trình sau đại học, văn phòng hỗ trợ nghiên cứu sinh. Đổi người hướng dẫn là thủ tục có tồn tại ở nhiều nơi. Nó không dễ, nhưng đôi khi là quyết định đúng cho cả hai bên.
Những việc nhỏ xây quan hệ tốt
- Đúng hẹn những gì mình đã hứa, hoặc báo trước nếu không kịp.
- Cho người hướng dẫn biết khi góp ý của họ giúp được: “Gợi ý đổi cách mã hoá tuần trước giúp kết quả rõ hơn hẳn.”
- Chia sẻ tin tốt: bài được chấp nhận, được mời trình bày, học bổng ngắn hạn.
- Chủ động đề xuất, không chờ được giao việc.
Trước buổi gặp tới, hãy gửi email chương trình bốn mục ở trên với ít nhất một câu hỏi cần quyết định kèm phương án đề xuất của bạn. Sau buổi gặp, gửi email tóm tắt ba dòng. Làm như vậy bốn tuần liền rồi so với những buổi gặp trước đó.
Câu hỏi thường gặp
Chuẩn bị buổi gặp người hướng dẫn thế nào?
Gửi trước một email ngắn gồm cập nhật tiến độ, câu hỏi cần quyết định kèm phương án bạn đề xuất, phần cần góp ý và kế hoạch tới. Sau buổi gặp, gửi tóm tắt những gì đã thống nhất.
Người hướng dẫn chậm nhận xét bản thảo thì làm sao?
Hỏi trước họ cần bao lâu để đọc, gửi phần vừa đủ kèm câu hỏi cụ thể và nói rõ mức hoàn thiện. Nếu quá hạn đã thống nhất, nhắc lại lịch sự và ngắn gọn.
Bất đồng với người hướng dẫn về hướng nghiên cứu thì xử lý ra sao?
Tìm hiểu lý do của họ trước, trình bày phương án của mình bằng bằng chứng, đề xuất một thử nghiệm nhỏ để quyết định. Nếu vẫn bất đồng ở vấn đề lớn, có thể hỏi thêm ý kiến thành viên khác của hội đồng hướng dẫn.
Khi nào nên bàn thứ tự tác giả với người hướng dẫn?
Trước khi bắt đầu viết mỗi bài. Thông lệ khác nhau giữa các lĩnh vực, và thống nhất sớm giúp tránh căng thẳng khi bài sắp nộp.
Có thể đổi người hướng dẫn tiến sĩ không?
Nhiều cơ sở đào tạo có thủ tục đổi người hướng dẫn. Trước đó nên thử nói chuyện thẳng thắn về kỳ vọng, và nếu vấn đề nghiêm trọng, liên hệ người phụ trách chương trình hoặc văn phòng hỗ trợ nghiên cứu sinh.
