Ba ngày sau khi gửi bản thảo cho hội đồng hướng dẫn, nghiên cứu sinh nhận lại hai bản nhận xét. Một thành viên muốn mở rộng phần lý thuyết thêm hai mô hình. Thành viên kia viết: “Phần lý thuyết đang quá dài, nên rút gọn để tập trung vào kết quả.” Anh mất cả tuần không biết bắt đầu từ đâu, vì làm theo người này là làm trái người kia.
Làm việc với hội đồng, dù là hội đồng hướng dẫn định kỳ, hội đồng đánh giá giữa kỳ, phản biện độc lập hay hội đồng chấm cuối cùng, là một kỹ năng riêng. Nó ít liên quan đến chuyên môn và nhiều liên quan đến cách đọc, phân loại, phản hồi góp ý một cách có hệ thống. Tên gọi và vai trò các hội đồng khác nhau theo quy chế từng nơi; nguyên tắc làm việc thì khá giống nhau.
Đọc góp ý: đừng trả lời trong 24 giờ đầu
Góp ý về công trình nhiều năm dễ gây cảm giác bị tấn công. Phản hồi ngay lúc đó thường phòng thủ. Một quy trình an toàn:
- Đọc lần một để biết có gì, không ghi chú, không trả lời.
- Để một ngày.
- Đọc lần hai với bút, tách từng góp ý thành một dòng riêng, đánh số.
- Diễn đạt lại mỗi góp ý bằng lời của mình: người góp ý thực sự lo lắng về điều gì?
Bước 4 quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Câu “phần lý thuyết quá dài” có thể thực ra là “tôi không thấy lý thuyết nối với câu hỏi nghiên cứu thế nào”. Sửa gốc rễ đó thường thoả mãn cả hai người góp ý trái chiều.
Phân loại góp ý
| Loại | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Sửa nhỏ, rõ ràng | Lỗi trích dẫn, bảng thiếu đơn vị, câu tối nghĩa | Sửa ngay, ghi lại trong bảng giải trình |
| Bổ sung giải thích | “Vì sao chọn thang đo này?” | Thêm đoạn giải thích vào đúng chỗ trong văn bản, không chỉ trả lời trong email |
| Phân tích thêm | “Nên kiểm tra thêm với nhóm tuổi” | Cân nhắc chi phí, thời gian; làm nếu khả thi, nếu không thì giải thích và thảo luận như giới hạn |
| Thay đổi lớn về cấu trúc hoặc lập luận | “Nên tổ chức lại chương 3 quanh câu hỏi thứ hai” | Thảo luận với người hướng dẫn trước khi làm |
| Không đồng ý | Góp ý dựa trên hiểu nhầm hoặc trái với thiết kế | Giải thích lịch sự kèm căn cứ, sửa văn bản để không ai hiểu nhầm lần nữa |
Bảng giải trình: công cụ quan trọng nhất
Với mọi vòng góp ý có văn bản, lập một bảng ba cột:
- Góp ý: trích nguyên văn hoặc tóm tắt trung thực, có số thứ tự và tên người góp ý.
- Phản hồi: đã làm gì, hoặc vì sao không làm.
- Vị trí thay đổi: chương, trang, đoạn.
Mẫu câu hữu ích:
- “Cảm ơn góp ý. Chúng tôi đã bổ sung đoạn giải thích lý do chọn thang đo ở mục 3.2, trang 54.”
- “Chúng tôi đồng ý đây là giới hạn quan trọng. Do dữ liệu không có biến tuổi chi tiết, không thể phân tích thêm; chúng tôi đã thảo luận điểm này ở mục 6.3.”
- “Chúng tôi đã cân nhắc kỹ đề xuất này. Tuy nhiên, vì…, chúng tôi giữ nguyên thiết kế và đã bổ sung phần lý giải ở trang 61 để làm rõ.”
Bảng giải trình tốt giúp người góp ý kiểm tra nhanh trong mười phút thay vì phải đọc lại cả luận án để tìm thay đổi. Người đọc được tiết kiệm thời gian thường dễ chấp thuận hơn.
Xử lý hai góp ý trái chiều
- Tìm mối lo chung đằng sau hai góp ý, như ví dụ phần lý thuyết ở trên.
- Nếu thật sự mâu thuẫn, đưa cả hai cho người hướng dẫn chính và đề xuất một phương án kèm lý do. Đừng tự chọn im lặng rồi để người bị “bỏ qua” phát hiện ở buổi họp.
- Ghi rõ trong bảng giải trình: “Góp ý 4 và 7 đề xuất hướng khác nhau; sau khi trao đổi với người hướng dẫn, chúng tôi chọn… vì…”.
- Nếu có thể, gửi email chung cho các thành viên liên quan để họ thấy ý kiến của nhau và cùng thống nhất.
Giữ liên lạc với hội đồng hướng dẫn giữa các kỳ
Nhiều nghiên cứu sinh chỉ liên lạc với thành viên hội đồng ngoài người hướng dẫn chính vào lúc đánh giá. Đến lúc đó, những người này thấy công trình lần đầu sau nhiều tháng và đưa góp ý lớn vào giai đoạn khó sửa. Cách tốt hơn:
- Gửi cập nhật ngắn định kỳ (một trang) về tiến độ và quyết định quan trọng.
- Hỏi ý kiến sớm về phần thuộc chuyên môn của từng người, ví dụ nhờ thành viên giỏi thống kê xem kế hoạch phân tích trước khi thu dữ liệu.
- Nhớ họ bận: câu hỏi cụ thể, tài liệu ngắn, hạn phản hồi hợp lý.
Chỉnh sửa sau bảo vệ
Hầu hết luận án đều có yêu cầu chỉnh sửa sau buổi bảo vệ, từ sửa nhỏ đến sửa lớn. Đó là bình thường. Quy trình gọn:
- Ngay sau buổi bảo vệ, ghi lại mọi yêu cầu khi còn nhớ, rồi đối chiếu với biên bản chính thức.
- Nếu yêu cầu nào không rõ, hỏi lại qua người hướng dẫn hoặc thư ký hội đồng ngay trong tuần đầu.
- Lập bảng giải trình như trên, với cột “yêu cầu của hội đồng”.
- Làm các sửa nhỏ trước để giảm danh sách nhanh, rồi dành thời gian liền mạch cho sửa lớn.
- Kiểm tra hạn nộp bản chỉnh sửa theo quy chế và tính ngược thời gian cần để người được giao kiểm tra đọc và xác nhận.
Những điều nên tránh
- Tranh luận qua email dài với thành viên hội đồng. Một cuộc gặp ngắn thường giải quyết nhanh hơn.
- Sửa “ngầm” mà không ghi lại: người góp ý không thấy thay đổi và nêu lại góp ý ở vòng sau.
- Đồng ý mọi thứ để nhanh xong: luận án thành tập hợp các yêu cầu không nhất quán, và ở buổi bảo vệ bạn phải bảo vệ những thay đổi mình không tin.
- Coi góp ý là phán xét cá nhân. Góp ý nhắm vào văn bản, và văn bản luôn có thể tốt hơn.
Lần tới khi nhận một vòng góp ý, trước khi sửa bất cứ chữ nào, hãy lập bảng giải trình với tất cả góp ý đã đánh số và phân loại. Chỉ riêng việc nhìn toàn bộ danh sách trên một trang cũng đã làm khối việc bớt đáng sợ đi rất nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao trả lời góp ý của hội đồng luận án?
Tách từng góp ý thành dòng riêng, phân loại, rồi lập bảng giải trình ghi rõ góp ý, việc đã làm hoặc lý do không làm, và vị trí thay đổi trong luận án. Cách này giúp hội đồng kiểm tra nhanh.
Hai thành viên hội đồng góp ý trái ngược thì làm sao?
Tìm mối lo chung đằng sau hai góp ý, trao đổi với người hướng dẫn chính, chọn một phương án kèm lý do và ghi rõ trong bảng giải trình. Nếu được, để các thành viên cùng thấy ý kiến của nhau.
Có được phép không đồng ý với góp ý của phản biện không?
Được, nếu có căn cứ. Hãy giải thích lịch sự, dựa trên thiết kế hoặc bằng chứng, và sửa văn bản để điểm đó rõ ràng hơn cho người đọc sau.
Chỉnh sửa luận án sau bảo vệ cần làm gì?
Ghi lại mọi yêu cầu ngay sau buổi bảo vệ, đối chiếu với biên bản, hỏi lại chỗ chưa rõ, lập bảng giải trình và kiểm tra hạn nộp bản chỉnh sửa theo quy chế.
Có nên liên lạc với thành viên hội đồng giữa các kỳ đánh giá không?
Nên, bằng các cập nhật ngắn và câu hỏi cụ thể về phần thuộc chuyên môn của họ. Góp ý sớm dễ áp dụng hơn nhiều so với góp ý lớn vào giai đoạn cuối.
