Thư “Accepted” đến lúc chín giờ tối, cả nhóm mừng. Hai tuần sau, một email từ bộ phận sản xuất nằm trong hộp thư rác: bản in thử (proof) cần trả trong 48 giờ. Khi tác giả liên hệ mở ra thì đã quá hạn, nhà xuất bản cho bài lên mạng với tên một đồng tác giả bị viết sai dấu và một bảng lệch cột. Sửa tên sau khi đã có mã DOI mất thêm một tháng và một bản đính chính mang tên chính họ.
Giai đoạn sau chấp nhận ngắn, dồn dập và ít được dạy. Nhưng đây là lần cuối cùng bạn sửa bài mà không cần ai cho phép.
Dòng thời gian thường gặp sau khi được chấp nhận
| Bước | Ai gửi | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| Thư chấp nhận | Biên tập viên | Đọc kỹ xem có yêu cầu nộp tệp cuối, tệp hình độ phân giải cao hay không |
| Biểu mẫu bản quyền hoặc giấy phép | Nhà xuất bản | Tác giả liên hệ ký thay nhóm; chọn loại giấy phép nếu có lựa chọn |
| Hoá đơn phí xuất bản (nếu có) | Nhà xuất bản | Kiểm tra thỏa thuận của trường, đề nghị miễn giảm trước khi thanh toán |
| Bản in thử và câu hỏi biên tập | Bộ phận sản xuất | Trả lời trong thời hạn, thường 48–72 giờ |
| Bản trực tuyến sớm có DOI | Nhà xuất bản | Kiểm tra lần cuối, cập nhật hồ sơ nghiên cứu |
| Xếp vào số chính thức | Tạp chí | Có thể vài tháng sau; trích dẫn bằng DOI trong lúc chờ |
Việc đầu tiên nên làm ngay tối nhận thư: thêm tên miền của nhà xuất bản vào danh sách người gửi an toàn, và báo cho đồng tác giả biết bạn sẽ vắng mặt ngày nào trong hai tuần tới.
Chuyển nhượng bản quyền hay giấy phép mở
Có hai mô hình chính. Với tạp chí thuê bao, bạn thường ký thỏa thuận chuyển nhượng bản quyền hoặc cấp quyền xuất bản độc quyền cho nhà xuất bản. Với bài truy cập mở, bạn thường giữ bản quyền và bài được phát hành theo giấy phép Creative Commons.
- CC BY: ai cũng được dùng lại, kể cả mục đích thương mại, miễn ghi nguồn. Nhiều nhà tài trợ yêu cầu loại này.
- CC BY-NC: không cho dùng thương mại. Nghe an toàn hơn nhưng có thể không đáp ứng yêu cầu của nhà tài trợ.
- CC BY-NC-ND: không thương mại, không được tạo tác phẩm phái sinh, kể cả bản dịch.
Trước khi chọn, hãy kiểm tra hợp đồng tài trợ và chính sách của trường. Chọn sai giấy phép là một trong những lý do phổ biến khiến bài không được tính là tuân thủ yêu cầu truy cập mở của nhà tài trợ. Đọc thêm điều khoản về quyền của tác giả: được đăng bản thảo đã chấp nhận lên kho lưu trữ của trường không, sau bao lâu.
Hình ảnh mượn từ người khác: xin phép trước, không phải sau
Nếu bài có hình, bảng hay bản đồ lấy lại từ công bố khác, bộ phận sản xuất có thể yêu cầu bằng chứng đã được phép. Chỉ ghi “nguồn: tác giả X” là chưa đủ nếu tài liệu gốc không theo giấy phép mở. Xin phép có thể mất vài tuần, nên tốt nhất là làm trong lúc chờ phản biện. Phương án dự phòng: tự vẽ lại hình từ dữ liệu gốc và ghi “vẽ lại dựa trên…”; hỏi biên tập viên xem cách này có được chấp nhận không.
Bản in thử: kiểm cái gì trong 48 giờ
Bản in thử không phải cơ hội viết lại. Hầu hết nhà xuất bản chỉ chấp nhận sửa lỗi và câu hỏi của biên tập, không chấp nhận thêm đoạn mới hay số liệu mới. Tập trung vào những thứ không thể sửa sau khi lên mạng:
- Tên và thứ tự tác giả: dấu tiếng Việt, họ và tên có bị đảo không, tên đệm có bị gộp vào họ không.
- Đơn vị công tác và thông tin tác giả liên hệ, email.
- Tiêu đề và tóm tắt: đây là thứ được chỉ mục ở mọi nơi.
- Mọi con số trong bảng: so từng ô với bản thảo cuối. Quá trình dàn trang hay làm lệch cột, mất dấu âm, đổi dấu thập phân.
- Hình: đúng hình ở đúng chỗ, chú thích đúng, không bị cắt mép.
- Công thức và ký hiệu: chữ Hy Lạp, chỉ số trên dưới, dấu nhỏ hơn hoặc bằng.
- Lời cảm ơn, tài trợ, xung đột lợi ích: mã số đề tài chính xác.
Câu hỏi của biên tập (author queries) thường được đánh dấu Q1, Q2… trong lề. Trả lời từng câu, kể cả khi câu trả lời là “giữ nguyên”. Để trống một câu hỏi có thể khiến bộ phận sản xuất tự quyết định thay bạn.
Chia việc trong nhóm để không trễ
Bản in thử thường chỉ gửi cho tác giả liên hệ. Cách làm hiệu quả là giao mỗi người một phần: một người đối chiếu bảng số, một người kiểm tên và đơn vị của tất cả tác giả, tác giả liên hệ gom lại và gửi một lần. Nhiều hệ thống chỉ cho nộp sửa một lần, gửi lẻ tẻ nhiều email dễ bị bỏ sót.
Sau khi bài có DOI
- Kiểm tra bản trực tuyến một lần nữa; lỗi dàn trang đôi khi xuất hiện ở bước chuyển định dạng cuối.
- Thêm bài vào ORCID và hồ sơ Google Scholar, gắn đúng DOI.
- Nếu được phép, nộp bản thảo đã chấp nhận vào kho lưu trữ của trường theo đúng thời gian cấm (embargo).
- Nếu phát hiện lỗi thật sự quan trọng, liên hệ tạp chí sớm. Lỗi nhỏ về trình bày thường không đáng một bản đính chính.
Áp dụng thực tế: bảng kiểm sau chấp nhận
- Tối nhận thư: thêm tên miền nhà xuất bản vào danh sách an toàn, báo lịch vắng mặt cho nhóm.
- Trong ba ngày: đọc hợp đồng tài trợ, chọn giấy phép, hỏi thư viện về thỏa thuận phí xuất bản.
- Chuẩn bị sẵn tệp bản thảo cuối đã được chấp nhận để đối chiếu, đừng đối chiếu với bản cũ.
- Khi có bản in thử: chia việc, trả lời mọi câu hỏi Q, gửi một lần trước hạn.
- Khi có DOI: cập nhật hồ sơ, lưu bản thảo đã chấp nhận vào kho lưu trữ nếu được phép.
Việc làm tiếp theo: ngay hôm nay, tạo một thư mục “bản cuối” cho bài đang chờ quyết định, chứa bản thảo đã sửa, hình độ phân giải cao, danh sách tên và đơn vị của từng tác giả đúng chính tả. Khi thư chấp nhận đến, bạn chỉ còn việc đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Bản in thử bài báo là gì?
Là bản đã dàn trang do nhà xuất bản gửi để tác giả kiểm lần cuối trước khi xuất bản. Bạn chỉ sửa lỗi và trả lời câu hỏi biên tập, không thêm nội dung mới.
Có bao lâu để trả bản in thử?
Thường rất ngắn, khoảng 48–72 giờ, tuỳ nhà xuất bản. Hãy đọc email kỹ và báo trước cho tạp chí nếu bạn thật sự không thể trả đúng hạn.
Nên chọn giấy phép CC BY hay CC BY-NC?
Kiểm tra yêu cầu của nhà tài trợ và trường trước. Nhiều nhà tài trợ yêu cầu CC BY; chọn loại hạn chế hơn có thể khiến bài không được tính là tuân thủ.
Tên tác giả bị sai sau khi bài đã lên mạng thì sửa thế nào?
Liên hệ tạp chí càng sớm càng tốt. Sau khi có DOI, thay đổi thường phải qua một bản đính chính, nên kiểm kỹ tên ở bước bản in thử.
Bài được chấp nhận bao lâu thì có DOI?
Tuỳ tạp chí, thường từ vài ngày đến vài tuần sau khi trả bản in thử. Bài có thể lên mạng sớm với DOI trước khi được xếp vào số chính thức.
