Một giáo sư ở châu Âu từng chia sẻ rằng mỗi mùa tuyển sinh, hộp thư của bà nhận vài chục email bắt đầu bằng “Dear Sir/Madam, I am very interested in your esteemed research”, gửi cùng lúc cho hàng trăm người, đôi khi quên đổi tên. Bà không trả lời những email đó. Email bà trả lời là email nhắc đúng một bài báo gần đây của nhóm, nêu một câu hỏi cụ thể mà người viết muốn theo đuổi, và dài chưa tới 200 chữ.
Email liên hệ không phải đơn xin học. Nó là lời mở đầu một cuộc trao đổi chuyên môn, và mục tiêu duy nhất của nó là được trả lời.
Khi nào cần liên hệ trước, khi nào không
| Mô hình | Có nên liên hệ trước? | Lý do |
|---|---|---|
| Tiến sĩ ở Anh, Úc, nhiều nước châu Âu, châu Á | Rất nên, thường gần như bắt buộc | Hồ sơ cần người hướng dẫn đồng ý nhận |
| Vị trí tiến sĩ có tài trợ đăng tuyển | Nên, nếu có câu hỏi thực chất | Thông báo thường ghi tên người liên hệ |
| Chương trình tiến sĩ ở Mỹ nhận theo khoa | Tùy; có ích nhưng không quyết định | Hội đồng khoa xét tuyển, người hướng dẫn chọn sau |
| Thạc sĩ theo học phần | Thường không cần | Văn phòng tuyển sinh xử lý hồ sơ |
Một số trang khoa ghi rõ “vui lòng không liên hệ giảng viên trước khi nộp đơn”. Nếu thấy dòng đó, hãy làm theo.
Tìm đúng người trước khi viết
- Bắt đầu từ bài báo bạn đọc và thấy hứng thú nhất trong hai năm qua; xem tác giả liên hệ hoặc tác giả cuối.
- Vào trang cá nhân của họ: đang nhận nghiên cứu sinh không, nhóm có bao nhiêu người, có dự án nào đang tuyển.
- Đọc ít nhất hai bài gần nhất của họ, không chỉ phần tóm tắt.
- Kiểm tra họ còn làm ở trường đó không; trang cá nhân cũ vẫn tồn tại sau khi người ta chuyển đi.
Danh sách hợp lý là 8 đến 15 người, mỗi người một email viết riêng. Gửi mẫu chung cho 100 người là cách nhanh nhất để nhận 100 lần im lặng.
Cấu trúc email khoảng 150 chữ
- Tiêu đề: cụ thể. “Prospective PhD applicant – soil microbiome and drought tolerance (2027 entry)”.
- Câu 1–2: bạn là ai, đang ở đâu, học gì. Không tính từ.
- Câu 3–4: một bài báo của họ và điều cụ thể bạn rút ra hoặc thắc mắc.
- Câu 5–6: câu hỏi nghiên cứu bạn muốn theo đuổi và kinh nghiệm liên quan (một dự án, một kỹ thuật).
- Câu 7: câu hỏi rõ ràng: họ có nhận nghiên cứu sinh cho kỳ này không, và có sẵn lòng trao đổi thêm không.
- Đính kèm: CV (PDF, hai trang). Đề cương nghiên cứu một trang nếu có. Không gửi bảng điểm, bằng cấp ở email đầu.
Một email mẫu để tham khảo
Dear Professor [Họ],
I am a final-year MSc student in Environmental Science at [trường], working on how irrigation frequency affects rice paddy soil bacteria. Your 2025 paper on microbial shifts under intermittent drought was directly relevant: I was surprised that the effect weakened after the third cycle, and I wondered whether soil organic carbon explained it.
I would like to pursue a PhD on this question in tropical soils. In my thesis I used 16S sequencing and analysed the data in R, which I believe fits your group's methods.
Are you planning to take on PhD students for 2027 entry? If so, I would be grateful for a short conversation. My CV is attached.
Kind regards,
[Họ tên]
Chú ý: câu hỏi về cacbon hữu cơ cho thấy người viết đã đọc kỹ đến mức có thắc mắc riêng. Đó là chi tiết khiến email này khác với hàng chục email khác.
Thời điểm gửi và cách nhắc lại
- Gửi khoảng 6 đến 10 tháng trước hạn nộp đơn, để còn thời gian trao đổi và cùng viết đề cương nếu được mời.
- Tránh gửi vào giai đoạn chấm thi và kỳ nghỉ dài của nước đó.
- Không trả lời sau khoảng hai tuần: gửi một email nhắc ngắn, trả lời ngay trong luồng cũ, ba câu là đủ.
- Không trả lời sau lần nhắc: dừng lại, chuyển sang người khác. Im lặng thường là câu trả lời.
Đọc các kiểu trả lời
| Trả lời | Nghĩa thực tế | Nên làm |
|---|---|---|
| “Tôi không nhận nghiên cứu sinh kỳ này.” | Rõ ràng, không phải về bạn | Cảm ơn, hỏi họ có gợi ý đồng nghiệp nào không |
| “Bạn có thể nộp đơn qua hệ thống của trường.” | Trung lập, chưa cam kết | Nộp đơn, nhắc tên họ trong hồ sơ |
| “Gửi tôi đề cương một hai trang.” | Có quan tâm | Viết kỹ, gửi trong một đến hai tuần |
| “Chúng ta hẹn gọi video nhé.” | Quan tâm thật sự | Chuẩn bị như một buổi phỏng vấn |
| “Bạn cần tự tìm nguồn tài trợ.” | Có chỗ nhưng không có tiền | Hỏi họ về các học bổng họ biết ứng viên từng nhận |
Cuộc gọi đầu tiên: chuẩn bị gì
- Tóm tắt ý tưởng nghiên cứu trong hai phút, không đọc slide.
- Biết rõ các bài báo gần nhất của nhóm và phương pháp họ dùng.
- Chuẩn bị ba câu hỏi về nhóm: số nghiên cứu sinh hiện có, tần suất họp, cơ hội đi hội thảo, cách người trong nhóm thường tốt nghiệp đúng hạn hay không.
- Xin phép trò chuyện với một nghiên cứu sinh hiện tại của nhóm; đây là cách tốt nhất để biết môi trường làm việc.
Những lỗi dễ tránh
- Gọi sai chức danh hoặc sai tên, hoặc để sót tên người nhận trước.
- Đính kèm năm sáu tệp ngay email đầu.
- Hỏi những câu có sẵn trên trang tuyển sinh, như hạn nộp hay học phí.
- Nịnh bằng tính từ thay vì nói về nội dung nghiên cứu.
- Viết một bức thư dài hai trang kể toàn bộ quá trình học tập.
Việc nên làm tuần này: chọn ba bài báo gần đây khiến bạn thực sự tò mò, ghi ra một câu hỏi cho mỗi bài mà bài báo chưa trả lời. Ba câu hỏi đó là phần lõi của ba email đầu tiên, và cũng là bằng chứng tốt nhất rằng bạn sẵn sàng nghiên cứu.
Câu hỏi thường gặp
Có cần liên hệ giáo sư trước khi nộp hồ sơ tiến sĩ không?
Ở Anh, Úc và nhiều nước châu Âu, châu Á, gần như nên làm vì hồ sơ cần người hướng dẫn đồng ý nhận. Ở Mỹ, việc này có ích nhưng không bắt buộc vì hội đồng khoa xét tuyển.
Email gửi giáo sư nên dài bao nhiêu?
Khoảng 150 đến 200 chữ là đủ. Email ngắn, cụ thể, nhắc đúng công trình của giáo sư và nêu câu hỏi nghiên cứu rõ ràng có khả năng được trả lời cao hơn.
Giáo sư không trả lời email thì làm sao?
Chờ khoảng hai tuần rồi gửi một email nhắc ngắn trong cùng luồng. Nếu vẫn không có hồi âm, hãy chuyển sang liên hệ người khác.
Email đầu tiên có nên đính kèm đề cương nghiên cứu không?
Nên đính kèm CV; đề cương một trang là điểm cộng nếu bạn đã có. Không cần gửi bảng điểm hay bằng cấp ngay từ email đầu.
Nên gửi email cho bao nhiêu giáo sư?
Khoảng 8 đến 15 người phù hợp thật sự, mỗi email viết riêng. Gửi mẫu chung hàng loạt thường không nhận được phản hồi.
