Một giảng viên nhận được thư mời làm nghiên cứu viên thỉnh giảng ba tháng tại một viện ở châu Âu. Tuần đầu, người mời đi hội thảo. Tuần thứ hai, cô vẫn chưa có thẻ ra vào tòa nhà. Đến tuần thứ sáu, cô nhận ra mình đang làm đúng những việc có thể làm ở nhà, chỉ là ở một múi giờ khác. Khi về, cô có vài buổi cà phê thú vị nhưng không có sản phẩm nào gắn với chuyến đi.
Đợt thỉnh giảng (research visit, visiting scholar) ngắn hạn là một trong những cách hiệu quả nhất để mở rộng mạng lưới, học phương pháp mới và khởi động dự án chung. Nhưng nó chỉ hiệu quả khi cả hai phía biết rõ bạn đến để làm gì. Bài này đi qua các bước từ lúc chọn nơi đến đến lúc biến chuyến đi thành hợp tác lâu dài.
Chọn nơi đến: vì một thứ bạn không có ở nhà
Câu hỏi đầu tiên không phải “đi đâu”, mà “cần gì mà ở nhà không có”. Các lý do phổ biến:
- Phương pháp hoặc kỹ thuật mà nhóm nhà chưa làm được.
- Dữ liệu hoặc thiết bị chỉ có ở nơi đến, như kho lưu trữ, bộ dữ liệu có điều kiện truy cập, phòng thí nghiệm chuyên dụng.
- Một người hoặc một nhóm mà bạn muốn hợp tác lâu dài.
- Thời gian tập trung viết, xa khỏi việc hành chính.
Lý do càng cụ thể, thư mời càng dễ có và kế hoạch càng dễ viết.
Xin thư mời: đề nghị có lợi cho cả hai phía
Người mời cần thấy chuyến thăm có ích cho họ, không chỉ cho bạn. Email đề nghị nên ngắn, gồm:
- Bạn là ai, đang làm gì, trong hai câu.
- Vì sao chọn nhóm của họ: một bài báo cụ thể, một phương pháp cụ thể.
- Bạn đề xuất làm gì trong chuyến thăm và bạn mang lại gì: dữ liệu, kỹ năng, một buổi seminar, góc nhìn từ bối cảnh khác.
- Thời gian dự kiến và nguồn tài trợ bạn sẽ xin, để họ biết bạn không đề nghị họ trả tiền.
Hãy gửi sớm, thường sáu đến mười hai tháng trước, vì nhiều quỹ tài trợ yêu cầu thư mời trong hồ sơ.
Nguồn tài trợ di chuyển
| Loại | Đặc điểm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Quỹ nội bộ trường nhà | Hỗ trợ đi lại hoặc chi phí ngắn hạn | Thường có đợt xét cố định trong năm |
| Chương trình học giả của nước tiếp nhận | Học bổng nghiên cứu ngắn hạn cho người nước ngoài | Thường yêu cầu thư mời và kế hoạch chi tiết |
| Quỹ của nơi tiếp nhận | Chương trình học giả thỉnh giảng của viện, trường | Có thể kèm chỗ ở, văn phòng |
| Tài trợ dự án hiện có | Mục đi lại hoặc hợp tác trong đề tài đang chạy | Phải đúng mục đích đã đăng ký |
| Nghỉ phép nghiên cứu | Trường nhà giữ lương, giảm nhiệm vụ giảng dạy | Điều kiện và thời gian khác nhau giữa các trường |
Mức hỗ trợ và điều kiện thay đổi theo năm; hãy đọc trên trang chính thức của từng chương trình.
Kế hoạch sản phẩm: viết trước khi đi
Trước khi lên máy bay, hãy thống nhất với người mời một trang kế hoạch gồm:
- Một sản phẩm chính: bản nháp một bài báo chung, một bộ dữ liệu đã phân tích, một đề xuất tài trợ chung.
- Hai ba sản phẩm phụ: một seminar, một buổi hướng dẫn phương pháp cho nhóm nhà khi về, một bản thỏa thuận chia sẻ dữ liệu.
- Mốc theo tuần: tuần 1–2 làm quen và thống nhất phân tích; tuần 3–8 làm việc chính; tuần 9–12 viết và lập kế hoạch tiếp.
- Nhịp gặp với người mời: ví dụ mỗi tuần một buổi.
Kế hoạch này cũng là thứ bạn đính kèm hồ sơ xin tài trợ, nên làm một lần dùng hai việc.
Hậu cần: những thứ làm mất hai tuần đầu
- Thị thực phù hợp cho mục đích nghiên cứu ngắn hạn; kiểm tra trên trang chính thức của cơ quan lãnh sự.
- Thẻ ra vào, tài khoản máy tính, quyền truy cập thư viện và dữ liệu. Hãy nhờ người mời hoặc văn phòng hành chính chuẩn bị trước ngày đến.
- Đào tạo an toàn phòng thí nghiệm hoặc bảo mật dữ liệu nếu nơi đến yêu cầu.
- Bảo hiểm y tế cho toàn thời gian lưu trú.
- Chỗ ở gần nơi làm việc; nhiều viện có nhà khách cho học giả.
Tuần đầu tại chỗ
- Gặp người mời, rà lại kế hoạch một trang, điều chỉnh theo thực tế.
- Đề nghị trình bày seminar trong tuần thứ hai hoặc ba, để cả nhóm biết bạn làm gì và ai có thể hợp tác.
- Hẹn cà phê với ba bốn người ngoài người mời, gồm cả nghiên cứu sinh.
- Tham dự các sinh hoạt định kỳ của nhóm: họp nhóm, đọc bài, seminar khoa.
Sau khi về: biến chuyến đi thành hợp tác
- Gửi trong tuần đầu về một email tóm tắt những gì đã làm, những gì còn dang dở, ai làm gì tiếp theo, hạn nào.
- Đặt lịch gọi video định kỳ, ví dụ mỗi tháng một lần, cho đến khi sản phẩm chính hoàn thành.
- Mời người đón tiếp sang thăm lại, hoặc giới thiệu nghiên cứu sinh của bạn sang học ngắn hạn.
- Viết báo cáo cho quỹ tài trợ đúng hạn; báo cáo tốt giúp lần xin sau dễ hơn.
Lỗi hay gặp
- Đi mà không có sản phẩm cụ thể được thống nhất.
- Chọn thời điểm người mời đi công tác hoặc nghỉ dài.
- Dành phần lớn thời gian cho việc của trường nhà qua email.
- Không nói chuyện với ai ngoài người mời.
- Hứa quá nhiều sản phẩm cho ba tháng, để rồi không xong sản phẩm nào.
Nếu giữa chừng kế hoạch trượt, hãy thu hẹp thay vì kéo dài: chọn phần của sản phẩm chính có thể hoàn thành trước khi về, và ghi rõ phần còn lại vào kế hoạch làm tiếp từ xa.
Việc nên làm tuần này: viết một đoạn ba câu trả lời “tôi cần gì mà ở nhà không có”, rồi liệt kê hai nhóm nghiên cứu có đúng thứ đó. Đoạn văn này sẽ là lõi của cả email xin thư mời lẫn hồ sơ xin tài trợ.
Câu hỏi thường gặp
Học giả thỉnh giảng là gì?
Đó là nhà nghiên cứu đến làm việc ngắn hạn tại một trường hoặc viện khác, thường vài tuần đến một năm, để hợp tác, học phương pháp mới hoặc tập trung nghiên cứu. Người đến vẫn thuộc biên chế của trường nhà.
Làm sao xin thư mời nghiên cứu ở trường nước ngoài?
Viết email ngắn cho người bạn muốn làm việc cùng, nêu lý do chọn nhóm của họ, việc bạn đề xuất làm và điều bạn mang lại, cùng thời gian và nguồn tài trợ dự kiến. Gửi sớm sáu đến mười hai tháng.
Đi thỉnh giảng lấy kinh phí ở đâu?
Các nguồn phổ biến gồm quỹ nội bộ trường nhà, chương trình học giả của nước tiếp nhận, chương trình của chính nơi tiếp nhận và mục đi lại trong đề tài đang có. Đọc điều kiện trên trang chính thức của từng chương trình.
Nên đi thỉnh giảng bao lâu?
Ba đến sáu tháng là độ dài phổ biến để vừa làm quen vừa hoàn thành một sản phẩm cụ thể. Chuyến ngắn vài tuần phù hợp khi mục tiêu hẹp, như học một kỹ thuật.
Làm gì để chuyến thỉnh giảng có kết quả?
Thống nhất trước một sản phẩm chính và mốc theo tuần với người mời, trình bày seminar sớm, gặp nhiều người trong nhóm và giữ lịch gọi định kỳ sau khi về.
