Hai nhóm tác giả cùng sửa bài kỹ như nhau. Nhóm thứ nhất gửi thư trả lời mười trang, mỗi nhận xét được trích lại, trả lời rõ, kèm số trang số dòng và đoạn văn mới. Nhóm thứ hai viết “Chúng tôi đã sửa theo góp ý” sau mỗi nhận xét. Nhóm thứ nhất được nhận sau vòng hai. Nhóm thứ hai nhận thêm một vòng major revision, vì phản biện không tìm thấy thay đổi và kết luận rằng tác giả chưa sửa.
Thư trả lời phản biện (response to reviewers) là tài liệu phản biện đọc đầu tiên ở vòng hai, thường trước cả bản thảo. Mục tiêu của nó là làm cho việc kiểm tra bản sửa dễ tới mức phản biện có thể đánh dấu “đã giải quyết” mà không phải lục tìm.
Cấu trúc tổng thể
- Đoạn mở ngắn gửi biên tập viên: cảm ơn cụ thể (một câu), tóm tắt ba đến năm thay đổi lớn nhất.
- Phần trả lời từng phản biện, theo đúng thứ tự và đánh số của họ.
- Phần thay đổi khác do tác giả tự thực hiện (sửa lỗi số liệu phát hiện thêm, cập nhật tài liệu), nói thẳng để không ai bất ngờ.
Với mỗi nhận xét, dùng khuôn ba phần: nhận xét (trích nguyên văn, in nghiêng hoặc thụt lề), trả lời (giải thích ngắn), thay đổi (vị trí trang, dòng và trích đoạn văn mới). Nhiều tác giả dùng màu chữ khác cho đoạn trả lời; hãy chắc định dạng vẫn đọc được khi in đen trắng.
Chỉ rõ vị trí thay đổi
“Đã sửa” không đủ. Phản biện cần biết sửa ở đâu và sửa thành gì. Viết: “Chúng tôi đã bổ sung phân tích độ nhạy loại bỏ 34 người trả lời thiếu dữ liệu (trang 14, dòng 312–320). Kết quả không thay đổi đáng kể (Bảng S4).” và trích đoạn mới ngay bên dưới.
Mẹo của người làm nhiều: số trang, số dòng thay đổi liên tục trong lúc sửa, vì vậy chỉ điền chúng ở bước cuối cùng, sau khi bản thảo đã chốt. Trong lúc sửa, dùng mã tạm như [R1.3] đặt ngay trong bản thảo để tìm lại.
Tạp chí thường yêu cầu thêm một bản có đánh dấu thay đổi (theo dõi thay đổi hoặc tô màu). Nếu bạn viết lại gần như cả một phần, bản theo dõi thay đổi sẽ đỏ kín và khó đọc; khi đó tô màu những đoạn mới và nói rõ trong thư rằng phần đó được viết lại toàn bộ.
Mẫu câu theo từng tình huống
| Tình huống | Mẫu câu tiếng Anh |
|---|---|
| Đồng ý, đã sửa | We agree and have revised the paragraph to clarify… (p. 8, lines 150–158). |
| Đồng ý một phần | We agree that… However, because…, we have instead… |
| Phản biện hiểu sai | We apologise that this was unclear. We have rewritten… to make explicit that… |
| Không đồng ý | We respectfully disagree, for the following reasons… We have added a sentence acknowledging this alternative view (p. 12, lines 240–243). |
| Không thể làm | Unfortunately, these data were not collected in our study. We now acknowledge this as a limitation (p. 19, lines 401–405). |
| Ngoài phạm vi | This is an excellent suggestion for future work, which we now mention in the Discussion (p. 20, lines 420–423). |
Chú ý cấu trúc “chúng tôi hiểu vì sao điều này chưa rõ”: nó chuyển lỗi về phía văn bản thay vì về phía người đọc, và gần như luôn đúng. Nếu một chuyên gia hiểu sai, những độc giả khác cũng sẽ hiểu sai.
Phản bác lịch sự mà vẫn giữ được lập trường
Không đồng ý với phản biện là bình thường, nhưng phải có lý lẽ và bằng chứng. Một phản bác tốt thường có bốn bước:
- Ghi nhận điểm hợp lý trong nhận xét.
- Nêu lý do khoa học vì sao bạn không làm theo: thiết kế, giả định, tài liệu.
- Đưa bằng chứng: trích dẫn, phân tích phụ, kết quả kiểm tra.
- Thực hiện một thay đổi nhỏ cho thấy bạn đã lắng nghe, thường là thêm một câu thảo luận hoặc một dòng trong phần hạn chế.
Ví dụ: phản biện đề nghị dùng mô hình đa cấp. Bạn có 18 cụm, quá ít để ước lượng phương sai cấp cụm ổn định. Hãy giải thích điều đó, trích tài liệu phương pháp, cho thấy kết quả với sai số chuẩn hiệu chỉnh theo cụm, và thêm một câu vào phần hạn chế. Phản biện hiếm khi phản đối tiếp khi thấy bạn đã xử lý nghiêm túc.
Những lỗi làm vòng hai kéo dài
- Trả lời trong thư nhưng không sửa bản thảo: phản biện hỏi vì văn bản chưa rõ, giải thích riêng cho họ không giải quyết cho độc giả.
- Gộp nhiều nhận xét vào một câu trả lời chung: phản biện phải tự đối chiếu.
- Bỏ sót nhận xét nhỏ, như lỗi chính tả hay chú thích hình. Phản biện thường đánh dấu từng điểm và nhận ra ngay.
- Cảm ơn lê thê ở mọi câu trả lời. Một lời cảm ơn cụ thể ở đầu thư là đủ; câu nào cũng “cảm ơn nhận xét rất sâu sắc” làm thư dài ra và nghe máy móc.
- Giọng mỉa mai hoặc tỏ ra phản biện thiếu hiểu biết. Biên tập viên đọc cả thư và sẽ ghi nhận thái độ đó.
Áp dụng: quy trình ba vòng đọc trước khi gửi
- Vòng một, đối chiếu: in bảng kế hoạch sửa bài, đánh dấu từng mã nhận xét đã có câu trả lời trong thư.
- Vòng hai, kiểm vị trí: mở bản thảo cuối, đi theo từng số trang, số dòng ghi trong thư, xem đoạn văn có đúng ở đó không.
- Vòng ba, đọc như phản biện khó tính: nhờ một đồng tác giả chưa tham gia sửa đọc thư, đánh dấu câu nào nghe phòng thủ hoặc mơ hồ.
Thời gian cho ba vòng này khoảng nửa ngày, rất nhỏ so với một vòng sửa thêm vài tháng.
Bước tiếp theo: tạo tệp thư trả lời ngay từ lúc lập bảng kế hoạch sửa bài, dán sẵn nguyên văn mọi nhận xét và mã của chúng, rồi điền dần câu trả lời song song với việc sửa bản thảo. Số trang, số dòng để dành cho ngày cuối.
Câu hỏi thường gặp
Thư trả lời phản biện dài bao nhiêu?
Không có giới hạn cố định; độ dài tuỳ số nhận xét. Quan trọng là mỗi nhận xét được trích lại, trả lời rõ và kèm vị trí thay đổi, kể cả khi thư dài mười trang.
Có cần trích nguyên văn nhận xét của phản biện không?
Nên trích nguyên văn, đặt trước mỗi câu trả lời. Việc này giúp phản biện và biên tập viên đối chiếu nhanh mà không phải mở lại báo cáo gốc.
Làm sao phản đối nhận xét phản biện mà không mất lòng?
Ghi nhận điểm hợp lý, nêu lý do khoa học, đưa bằng chứng và thực hiện một thay đổi nhỏ như thêm câu thảo luận. Giữ giọng trung tính, tránh mọi câu mỉa mai.
Nên nộp bản theo dõi thay đổi hay bản tô màu?
Làm theo yêu cầu của tạp chí. Nếu viết lại gần hết một phần, bản tô màu những đoạn mới thường dễ đọc hơn bản theo dõi thay đổi dày đặc.
Có cần cảm ơn phản biện trong từng câu trả lời không?
Không cần. Một lời cảm ơn cụ thể ở đầu thư là đủ. Cảm ơn lặp lại ở mọi câu khiến thư dài và nghe máy móc.
