Trong một nhóm nghiên cứu tám người, một nghiên cứu sinh dán bản gỡ băng phỏng vấn chưa ẩn danh vào trợ lý AI tạo sinh để tóm tắt. Một người khác dùng AI viết lại phần thảo luận của bài chung mà không nói với ai. Người thứ ba không dám dùng gì vì không biết trưởng nhóm có cho phép không. Khi bài được nhận và tạp chí yêu cầu khai báo sử dụng AI, không ai trả lời được chính xác nhóm đã dùng gì, ở đâu. Không ai cố ý vi phạm; chỉ là chưa từng có quy ước.
Quy định của trường và tạp chí đặt ra khung chung, nhưng chúng không trả lời được những câu hỏi cụ thể của một nhóm: dữ liệu nào của chúng ta được đưa vào công cụ nào, ai quyết định, khai báo thế nào cho bài chung. Một trang quy ước của nhóm lấp đúng khoảng trống đó.
Vì sao cần ở cấp nhóm
- Trách nhiệm chung: mọi đồng tác giả chịu trách nhiệm cho toàn bộ bài. Một người dùng AI sai cách thì cả nhóm gánh.
- Dữ liệu chung: dữ liệu của dự án thường thuộc cơ quan hoặc chịu ràng buộc đạo đức, không phải của cá nhân.
- Công bằng: người dùng AI và người không dùng cần biết họ được đánh giá theo cùng chuẩn.
- Đào tạo: học viên mới cần biết ngay từ đầu điều gì được khuyến khích và điều gì không.
Phần 1: phân loại dữ liệu
Đây là phần quan trọng nhất, vì phần lớn rủi ro nằm ở việc đưa dữ liệu vào công cụ bên ngoài. Một cách chia ba mức đơn giản:
| Mức | Ví dụ | Được đưa vào |
|---|---|---|
| Công khai | Bài báo đã đăng, dữ liệu mở, bản nháp email hành chính | Mọi công cụ được nhóm chấp thuận |
| Nội bộ | Bản thảo chưa nộp, đề cương, mã phân tích, dữ liệu đã ẩn danh | Chỉ công cụ trường cấp phép hoặc có cam kết không dùng dữ liệu để huấn luyện; cần đồng ý của đồng tác giả với bản thảo |
| Hạn chế | Dữ liệu định danh người tham gia, dữ liệu sức khoẻ, dữ liệu đối tác theo hợp đồng, bản thảo người khác gửi phản biện | Không đưa vào công cụ AI bên ngoài; chỉ công cụ chạy cục bộ nếu hồ sơ đạo đức cho phép |
Phần 2: việc được làm, cần hỏi, không được làm
| Được làm | Cần hỏi trưởng nhóm hoặc đồng tác giả | Không được làm |
|---|---|---|
| Hỏi để hiểu khái niệm, phương pháp | Dùng AI hỗ trợ viết mã cho phân tích chính của bài | Đưa dữ liệu mức hạn chế vào công cụ bên ngoài |
| Soát chính tả, ngữ pháp bản nháp của mình | Dùng AI dịch hoặc hiệu đính bản thảo chung | Để AI viết phần nội dung rồi trình bày như tự viết |
| Soạn nháp email, biên bản họp | Dùng AI gán nhãn dữ liệu làm biến nghiên cứu | Dẫn tài liệu do AI gợi ý mà chưa đọc bản gốc |
| Gợi ý từ khoá tìm tài liệu | Dùng hình do AI tạo trong bài, poster | Dùng AI với bản thảo nhận phản biện |
Cột giữa là nơi quy ước phát huy tác dụng: nó không cấm, nhưng buộc có một cuộc trao đổi trước khi làm. Ví dụ, một học viên muốn dùng AI gán nhãn 3.000 ý kiến khảo sát: cuộc trao đổi năm phút với trưởng nhóm sẽ dẫn tới câu hỏi “kiểm định bằng tập chuẩn nào?”, và câu hỏi đó cứu được cả bài khỏi một vòng phản biện khó.
Phần 3: công cụ nào
Liệt kê công cụ nhóm đã kiểm tra điều khoản, cách đăng nhập (tài khoản trường hay cá nhân), và mức dữ liệu được phép với từng công cụ. Không cần danh sách dài; hai ba công cụ được kiểm kỹ tốt hơn mười công cụ không ai đọc điều khoản.
Phần 4: lưu vết và khai báo
- Mỗi dự án có một file ghi chép sử dụng AI: ngày, người, công cụ, mục đích, phần nào của bài bị ảnh hưởng.
- Trước khi nộp bài, người phụ trách bản thảo tổng hợp từ file đó để viết đoạn khai báo theo yêu cầu tạp chí.
- Mọi đồng tác giả xác nhận đoạn khai báo, như xác nhận phần đóng góp của mình.
File ghi chép này mất năm giây mỗi lần cập nhật, và tiết kiệm hàng giờ khi tạp chí hay hội đồng hỏi.
Phần 5: học viên và đánh giá
Nếu nhóm có học viên cao học, nghiên cứu sinh, hãy nói rõ những kỹ năng nhóm muốn họ tự luyện (viết bản nháp đầu, lựa chọn phân tích), và cách người hướng dẫn sẽ kiểm tra năng lực tự thân: trao đổi miệng, giải thích mã, xem lịch sử bản nháp. Điều này bảo vệ học viên nhiều hơn là hạn chế họ.
Mẫu một trang
- Mục đích: một câu về lý do có quy ước.
- Phân loại dữ liệu: bảng ba mức.
- Việc được làm, cần hỏi, không được làm: bảng ba cột.
- Công cụ đã duyệt: tên, cách đăng nhập, mức dữ liệu.
- Lưu vết, khai báo: vị trí file ghi chép, người phụ trách.
- Học viên: kỹ năng tự luyện, cách kiểm tra.
- Khi không chắc: hỏi ai, qua kênh nào.
- Cập nhật: ngày soát lại kế tiếp.
Soạn và duy trì thế nào
Đừng để trưởng nhóm viết một mình. Dành một buổi họp 45 phút: mỗi người kể mình đang dùng AI cho việc gì, nhóm cùng xếp vào ba cột, rồi một người chấp bút. Liên kết tới quy định của trường và tạp chí nhóm hay nộp, thay vì chép lại. Soát lại mỗi học kỳ, vì công cụ và quy định thay đổi rất nhanh. Khi có thành viên mới, buổi giới thiệu nhóm nên có mười phút đọc quy ước cùng nhau.
Bước bắt đầu đơn giản nhất: đưa câu hỏi “mỗi người đang dùng AI cho việc gì?” vào chương trình buổi họp nhóm tới. Danh sách câu trả lời chính là bản nháp đầu tiên của quy ước.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm nghiên cứu có cần quy định riêng về dùng AI không?
Nên có, vì quy định của trường và tạp chí không trả lời các câu hỏi cụ thể như dữ liệu nào của nhóm được đưa vào công cụ nào, ai quyết định và khai báo thế nào cho bài chung. Một trang là đủ.
Quy ước dùng AI của nhóm nên có những phần nào?
Phân loại dữ liệu, danh sách việc được làm, cần hỏi và không được làm, công cụ đã duyệt, cách lưu vết và khai báo, kỳ vọng với học viên, đầu mối khi không chắc và lịch cập nhật.
Dữ liệu nào không được đưa vào trợ lý AI?
Dữ liệu định danh người tham gia, dữ liệu sức khoẻ, dữ liệu đối tác theo hợp đồng và bản thảo nhận phản biện thường không được đưa vào công cụ bên ngoài. Bản thảo chưa nộp chỉ nên dùng với công cụ được cấp phép và có sự đồng ý của đồng tác giả.
Làm sao khai báo AI chính xác cho bài có nhiều tác giả?
Giữ một file ghi chép sử dụng AI cho mỗi dự án, người phụ trách bản thảo tổng hợp thành đoạn khai báo trước khi nộp, và mọi đồng tác giả xác nhận.
Bao lâu nên cập nhật quy ước dùng AI?
Ít nhất mỗi học kỳ, vì công cụ và quy định của trường, tạp chí thay đổi nhanh. Cập nhật thêm khi nhóm bắt đầu dùng công cụ mới hoặc nhận dự án có ràng buộc dữ liệu đặc biệt.
