Tháng thứ ba mươi của chương trình tiến sĩ, một nghiên cứu sinh cần tìm lại một câu nói về “tỷ lệ bỏ học ở nông thôn cao hơn thành thị” mà cô chắc chắn đã đọc. Cô biết nó nằm trong một bài báo tiếng Anh, khoảng năm 2019, có bảng số liệu ở trang giữa. Thư mục của cô có bốn trăm hai mươi tệp PDF, một nửa tên dạng “1-s2.0-S0272…pdf”. Cô mất cả buổi chiều và không tìm thấy.
Chuyện đó không do trí nhớ kém. Nó xảy ra vì hệ thống quản lý tài liệu được dựng cho lượng ba mươi bài của năm đầu, không phải bốn trăm bài của năm viết. Bài này mô tả một hệ thống dựng một lần từ đầu, dùng được đến ngày nộp luận án.
Bốn tầng của một hệ thống tài liệu
| Tầng | Làm gì | Công cụ thường dùng |
|---|---|---|
| Thu thập | Đưa tài liệu và thông tin thư mục vào một chỗ | Phần mềm quản lý tài liệu, tiện ích trình duyệt, nhập bằng DOI |
| Tổ chức | Biết tài liệu thuộc chương nào, chủ đề nào, đã đọc chưa | Thư mục theo chương, thẻ theo chủ đề và trạng thái |
| Ghi chú | Lưu điều bạn rút ra, bằng lời của bạn, tìm kiếm được | Ghi chú gắn với bản ghi tài liệu, hoặc ứng dụng ghi chú riêng có liên kết |
| Dùng khi viết | Chèn trích dẫn và danh mục tài liệu tự động | Tiện ích cho trình soạn thảo, tệp BibTeX cho LaTeX |
Phần lớn người học chỉ làm tầng một, rồi đến lúc viết mới phát hiện ba tầng còn lại không có.
Thu thập: nhập đúng từ đầu
- Luôn nhập qua phần mềm, không tải PDF thẳng vào thư mục máy tính. Tiện ích trình duyệt của Zotero hay các phần mềm tương tự lấy cả thông tin thư mục lẫn tệp.
- Kiểm tra thông tin ngay khi nhập: tên tác giả, năm, tên tạp chí, số trang. Dữ liệu tự động hay sai với sách, chương sách, luận án và tài liệu tiếng Việt, ví dụ tách sai họ và tên.
- Để phần mềm tự đổi tên tệp theo mẫu cố định như Tác giả_Năm_Vài từ đầu tiêu đề.
- Chú ý cảnh báo bài bị rút. Một số phần mềm, như Zotero, gắn cờ khi một bài trong thư viện đã bị tạp chí rút. Đừng bỏ qua cờ đó.
Tổ chức: thư mục theo chương, thẻ theo mọi thứ khác
Dựng thư mục theo cấu trúc luận án dự kiến: Chương 1 Giới thiệu, Chương 2 Tổng quan, Chương 3 Phương pháp… Một tài liệu có thể nằm ở nhiều thư mục mà không cần nhân bản tệp.
Dùng thẻ cho ba loại thông tin khác:
- Trạng thái đọc: “chưa đọc”, “đọc lướt”, “đọc kỹ”, “trích dẫn chính”.
- Chủ đề: khái niệm, phương pháp, bối cảnh nghiên cứu.
- Vai trò trong lập luận: “ủng hộ”, “phản bác”, “phương pháp mẫu”, “số liệu nền”.
Giữ bộ thẻ ngắn, khoảng hai ba chục. Bộ thẻ vài trăm cái sẽ không ai lọc được, kể cả chính bạn.
Ghi chú: thứ bạn cảm ơn mình vào năm ba
Gạch chân trong PDF ghi lại điều tác giả nói. Ghi chú ghi lại điều bạn nghĩ về nó. Lúc viết, bạn cần cái thứ hai. Một mẫu ghi chú tài liệu gọn:
- Câu hỏi của bài: một câu.
- Cách làm: thiết kế, mẫu, bối cảnh, trong hai ba dòng.
- Phát hiện chính: kèm số trang, và nếu trích nguyên văn thì đặt trong ngoặc kép kèm số trang ngay tại đó.
- Giới hạn: điều bài không làm được hoặc làm chưa chắc.
- Liên quan đến luận án của tôi: dùng ở chương nào, để ủng hộ hay phản bác điều gì.
Dòng cuối là dòng quan trọng nhất. Nó biến một bản tóm tắt thành một viên gạch cho lập luận của bạn. Và việc tách rõ trích nguyên văn với diễn giải ngay trong ghi chú giúp tránh đạo văn vô ý lúc viết, khi bạn không còn nhớ câu nào là của mình.
Dùng khi viết
- Cài tiện ích trích dẫn cho trình soạn thảo bạn dùng và thử với một tài liệu ngắn trước khi viết chương lớn.
- Với LaTeX hoặc Overleaf, xuất thư viện ra tệp BibTeX, tốt nhất có khoá trích dẫn ổn định và tự cập nhật, ví dụ Zotero kèm Better BibTeX. Không sửa tay tệp BibTeX.
- Chọn đúng kiểu trích dẫn theo quy định của trường ngay từ đầu, để khỏi đổi hàng trăm chỗ lúc cuối.
- Kiểm danh mục tài liệu trước khi nộp: tên tác giả tiếng Việt, chữ hoa trong tiêu đề, tài liệu trùng lặp là ba lỗi hay gặp nhất.
Sao lưu và những lỗi phải trả giá
- Chỉ đồng bộ, không sao lưu. Đồng bộ đám mây sẽ đồng bộ luôn cả thao tác xoá nhầm. Cần thêm một bản sao lưu độc lập định kỳ.
- Hết dung lượng lưu trữ miễn phí mà không biết, tệp PDF mới không còn được đồng bộ. Kiểm tra giới hạn dung lượng của dịch vụ bạn dùng.
- Tài liệu trùng lặp khiến trích dẫn cùng một bài bằng hai khoá khác nhau. Dùng chức năng gộp trùng định kỳ.
- Đổi phần mềm giữa chừng mà không xuất đúng định dạng, mất ghi chú. Nếu buộc phải đổi, thử xuất nhập với vài chục tài liệu trước.
Áp dụng: dựng hệ thống trong một buổi chiều
- Cài phần mềm quản lý tài liệu, tiện ích trình duyệt và tiện ích cho trình soạn thảo.
- Tạo thư mục theo cấu trúc luận án dự kiến và một bộ thẻ khởi đầu dưới ba mươi thẻ.
- Đặt quy tắc đổi tên tệp tự động.
- Nhập lại mười tài liệu quan trọng nhất bạn đang có, kiểm tra thông tin từng bài.
- Viết ghi chú theo mẫu cho ba tài liệu trong số đó, kể cả dòng “liên quan đến luận án của tôi”.
- Thiết lập một bản sao lưu độc lập và đặt lịch nhắc hằng tháng.
Phần còn lại của thư viện cũ có thể chuyển dần, mỗi tuần vài chục tài liệu. Bắt đầu từ bây giờ, mọi tài liệu mới đi qua hệ thống này, và năm viết của bạn sẽ là năm tìm kiếm bằng vài giây thay vì cả buổi chiều.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng phần mềm quản lý tài liệu nào?
Zotero miễn phí, mã nguồn mở và phổ biến trong giới học thuật; EndNote và Mendeley cũng được dùng nhiều. Quan trọng hơn lựa chọn phần mềm là dùng nhất quán một công cụ từ đầu và biết cách xuất dữ liệu ra nếu sau này phải đổi.
Có nên ghi chú ngay trong tệp PDF không?
Gạch chân trong PDF tiện khi đọc, nhưng ghi chú quan trọng nên nằm ở một nơi tìm kiếm được, gắn với bản ghi tài liệu. Ghi chú bị khoá trong hàng trăm tệp PDF rất khó dùng lại lúc viết.
Làm sao tránh trích dẫn sai thông tin tài liệu?
Nhập tài liệu bằng DOI hoặc công cụ bắt dữ liệu từ trang tạp chí, rồi kiểm tra lại tên tác giả, năm, số trang trước khi dùng. Dữ liệu tự động thỉnh thoảng sai, nhất là với sách, chương sách và tài liệu tiếng Việt.
Phân loại tài liệu theo chủ đề hay theo chương luận án?
Nên dùng cả hai: thư mục theo chương để biết tài liệu dùng ở đâu, và thẻ theo chủ đề hoặc trạng thái để lọc chéo. Một tài liệu có thể nằm ở nhiều thư mục mà không cần sao chép tệp.
Dùng Overleaf và LaTeX thì kết nối phần mềm trích dẫn thế nào?
Xuất thư viện ra tệp BibTeX và cập nhật tự động nếu có thể, ví dụ Zotero kèm tiện ích Better BibTeX tạo khoá trích dẫn ổn định. Tránh sửa tay tệp BibTeX vì lần xuất sau sẽ ghi đè.
