Bản thảo đã xong, cover letter đã viết, bạn nghĩ nộp bài chỉ mất mười lăm phút. Rồi hệ thống hỏi mã ORCID của từng đồng tác giả, đòi hình ảnh tách thành tệp riêng ở độ phân giải cao, yêu cầu một bản thảo đã xoá mọi thông tin nhận dạng, một bảng kiểm báo cáo, một tuyên bố vai trò tác giả. Ba tiếng sau bạn vẫn đang đi tìm email của một đồng tác giả đã chuyển trường.
Nộp bài là một thủ tục hành chính có quy tắc riêng. Chuẩn bị trước bộ hồ sơ giúp tránh một kiểu từ chối rất khó chịu: trả về vì lý do kỹ thuật (technical check), trước khi biên tập viên đọc một chữ nội dung nào.
Bộ hồ sơ cần có trước khi đăng nhập
| Thành phần | Lưu ý thường gặp |
|---|---|
| Trang tiêu đề (title page) | Tên bài, tên và đơn vị mọi tác giả, tác giả liên hệ, lời cảm ơn, tài trợ. Tách riêng nếu tạp chí phản biện ẩn danh. |
| Bản thảo ẩn danh | Xoá tên, đơn vị, lời cảm ơn, cả tên trong thuộc tính tệp và các câu tự trích dẫn kiểu “nghiên cứu trước của chúng tôi”. |
| Hình ảnh | Thường yêu cầu tệp riêng; ảnh chụp độ phân giải cao, hình vẽ đường nét cao hơn nữa. Kiểm tra định dạng tạp chí chấp nhận. |
| Bảng | Phần lớn tạp chí muốn bảng dạng văn bản có thể chỉnh sửa, không phải ảnh chụp bảng. |
| Tài liệu bổ sung | Bảng phụ, bảng hỏi, mã phân tích. Đặt tên tệp rõ ràng. |
| Bảng kiểm báo cáo | CONSORT cho thử nghiệm ngẫu nhiên, PRISMA cho tổng quan hệ thống, STROBE cho nghiên cứu quan sát, COREQ cho nghiên cứu định tính. Ghi số trang tương ứng. |
| Tuyên bố vai trò tác giả | Nhiều tạp chí dùng phân loại CRediT (khái niệm hoá, phương pháp, phân tích, viết bản thảo…). |
| Tuyên bố dữ liệu, xung đột lợi ích, đạo đức | Soạn sẵn thành đoạn văn để dán vào ô. |
Thông tin của đồng tác giả: việc nên làm từ tuần trước
Hệ thống thường yêu cầu email, đơn vị công tác đầy đủ và đôi khi ORCID của mọi tác giả. Sau khi nộp, nhiều hệ thống gửi email cho từng đồng tác giả để xác nhận họ đồng ý. Nếu một người không xác nhận, bài có thể bị treo ở trạng thái chờ. Hãy gửi cho mọi đồng tác giả một bảng nhỏ từ tuần trước: tên viết đúng cách họ muốn xuất hiện, đơn vị bằng tiếng Anh theo đúng tên chính thức, email công vụ, ORCID. Tên đơn vị viết không thống nhất giữa các bài là lý do khiến cơ sở dữ liệu tách một trường thành nhiều thực thể, ảnh hưởng tới việc thống kê công bố của chính đơn vị bạn.
Kiểm tra kỹ thuật: những lý do bị trả về không liên quan nội dung
- Vượt giới hạn số từ của tóm tắt hoặc thân bài.
- Tóm tắt không theo cấu trúc yêu cầu (ví dụ tạp chí y khoa đòi các mục Bối cảnh, Phương pháp, Kết quả, Kết luận).
- Bản ẩn danh còn lộ tên tác giả.
- Thiếu tuyên bố đạo đức hoặc tuyên bố dữ liệu.
- Kiểu trích dẫn không theo quy định: một số tạp chí dễ dãi, một số trả về ngay.
- Độ tương đồng văn bản cao khi chạy phần mềm kiểm tra trùng lặp, thường do tái sử dụng phần phương pháp từ bài trước mà không trích dẫn.
Bị trả về vì kỹ thuật không phải là từ chối: bạn sửa và nộp lại vào đúng hồ sơ đó. Nhưng mỗi vòng như vậy tốn thêm vài ngày tới vài tuần.
Đọc các trạng thái chờ
Tên trạng thái khác nhau giữa các hệ thống, nhưng logic thường giống nhau:
- Submitted / Awaiting technical check: nhân viên toà soạn kiểm tra hồ sơ.
- With Editor / Editor assigned: biên tập viên đang đọc để quyết định có gửi phản biện không. Đây là giai đoạn từ chối tại bàn (desk rejection).
- Reviewers invited / Under review: đã mời phản biện. Trạng thái này có thể kéo dài nếu nhiều người từ chối lời mời và biên tập viên phải mời thêm.
- Required reviews completed: đã đủ số báo cáo phản biện.
- Decision in process / Awaiting decision: biên tập viên đang tổng hợp và viết quyết định.
Một chi tiết người trong nghề hay để ý: trạng thái quay từ “Under review” về “With Editor” không có nghĩa là xấu. Thường chỉ là phản biện đã nộp báo cáo hoặc biên tập viên cần mời người khác.
Khi nào nên hỏi toà soạn
Hỏi quá sớm gây khó chịu, im lặng quá lâu thì có thể bài đã bị bỏ quên. Một mốc hợp lý là khi thời gian chờ vượt rõ rệt thời gian xử lý trung bình tạp chí công bố, chẳng hạn gấp rưỡi. Thư hỏi nên ngắn, lịch sự, nêu mã bản thảo, ngày nộp và trạng thái hiện tại. Không nêu lý do cá nhân gấp gáp trừ khi thật sự cần thiết, và không hỏi dồn dập.
Những việc không nên làm khi đang chờ
- Nộp cùng bài ở nơi khác. Nếu muốn đổi tạp chí, phải rút bài bằng văn bản trước.
- Đăng dữ liệu hoặc kết quả chính lên nơi khác mà chưa kiểm tra chính sách tạp chí. Phần lớn tạp chí chấp nhận preprint, nhưng không phải tất cả.
- Thay đổi danh sách tác giả giữa chừng mà không thông báo. Thêm hay bớt tác giả sau khi nộp cần lý do và chữ ký đồng ý của mọi người, theo hướng dẫn của COPE.
Áp dụng: danh sách kiểm 15 mục trước khi bấm nộp
- Tên tạp chí trong cover letter đúng.
- Tóm tắt đúng số từ và cấu trúc.
- Thân bài đúng giới hạn, đếm theo cách tạp chí quy định (có tính bảng, tài liệu tham khảo không).
- Bản ẩn danh đã xoá tên trong nội dung và thuộc tính tệp.
- Hình ảnh đúng định dạng, đúng độ phân giải, đánh số khớp với văn bản.
- Bảng là văn bản, không phải ảnh.
- Tài liệu tham khảo đúng kiểu, mọi trích dẫn trong bài đều có trong danh sách và ngược lại.
- Bảng kiểm báo cáo đã điền số trang.
- Tuyên bố đạo đức có tên hội đồng và mã phê duyệt.
- Tuyên bố dữ liệu nói rõ dữ liệu ở đâu hoặc vì sao không chia sẻ.
- Xung đột lợi ích và tài trợ ghi đầy đủ.
- Vai trò tác giả theo CRediT nếu được yêu cầu.
- Thông tin mọi đồng tác giả đã xác nhận.
- Danh sách phản biện gợi ý dùng email công vụ.
- Đã tải bản PDF hệ thống tạo ra và đọc lại toàn bộ trước khi xác nhận.
Mục cuối cùng hay bị bỏ qua nhất: bản PDF do hệ thống ghép có thể mất ký hiệu toán, đảo thứ tự hình hoặc lỗi phông tiếng Việt trong tên tác giả.
Việc làm tiếp: tạo một thư mục “nộp bài” với đủ tám thành phần trong bảng đầu tiên, gửi bảng thông tin cho đồng tác giả ngay hôm nay, và chỉ đăng nhập hệ thống khi mọi thứ đã sẵn sàng.
Câu hỏi thường gặp
Bản thảo ẩn danh cần xoá những gì?
Tên, đơn vị, lời cảm ơn, thông tin tài trợ có thể nhận dạng, tên tác giả trong thuộc tính tệp và các câu tự nhận như nghiên cứu trước của chúng tôi. Tự trích dẫn nên viết ở ngôi thứ ba.
With Editor kéo dài có phải là dấu hiệu xấu không?
Không nhất thiết. Biên tập viên có thể đang tìm phản biện hoặc bận. Nếu vượt rõ thời gian xử lý trung bình tạp chí công bố, bạn có thể gửi thư hỏi lịch sự.
Bị trả về vì lỗi kỹ thuật có tính là bị từ chối không?
Không. Bạn sửa lỗi định dạng hoặc bổ sung tệp rồi nộp lại vào cùng hồ sơ. Bài chỉ bị từ chối khi có thư quyết định của biên tập viên.
CRediT là gì?
Là bộ phân loại vai trò đóng góp của tác giả, ví dụ khái niệm hoá, phương pháp, phân tích dữ liệu, viết bản thảo, chỉnh sửa. Nhiều tạp chí yêu cầu ghi rõ ai làm gì theo bộ này.
Có được thêm tác giả sau khi đã nộp bài không?
Có thể, nhưng phải thông báo toà soạn, nêu lý do và có sự đồng ý bằng văn bản của mọi tác giả. Tạp chí thường xử lý theo hướng dẫn của COPE.
